Una nueva base de usuarios experimentó por primera vez las comunicaciones en la nube cuando las empresas tuvieron que crear entornos de trabajo virtuales. Esta rápida adopción de las tecnologías en la nube fue una necesidad para mantener el negocio en marcha durante la pandemia.
Con estos aprendizajes, los nuevos usuarios pueden navegar por su camino hacia la confianza en las comunicaciones en la nube.
Índice de contenidos
¿Qué son las comunicaciones en la nube?
En primer lugar, definamos el término. Las comunicaciones en la nube son una plataforma para la entrega de la funcionalidad de la empresa en un eje central. Empresas de todos los tamaños la utilizan, ya que proporciona muchas ventajas. Dentro de esta única aplicación, se pueden agilizar las herramientas y los esfuerzos de comunicación y colaboración.
La accesibilidad permite trabajar desde cualquier lugar porque los usuarios sólo necesitan un dispositivo, una conexión a Internet y un inicio de sesión. Como vive en la nube, no se necesitan servidores locales ni mantenimiento. Es fácilmente escalable, rentable y aumenta la productividad.
Con todas sus características y funcionalidades, la mayoría de las plataformas son intuitivas y sencillas, por lo que es probable que no sean necesarias horas de formación. Sin embargo, para los novatos, el salto a una nueva tecnología puede ser abrumador. Si su organización ha puesto en marcha recientemente las comunicaciones en la nube o está considerando hacerlo, estos consejos ayudarán a todos sus usuarios.
Consejos de comunicación en la nube para recién llegados
Para preparar a su equipo o asegurarse de que adopta la tecnología de forma efectiva, construya su estrategia con estos consejos.
Centralice la formación
Con las comunicaciones en la nube, tiene la posibilidad de compartir archivos. Cree una biblioteca de formación para cada aspecto de la plataforma. Pueden ser tutoriales sobre cómo usar cosas como la videoconferencia, la pantalla compartida o la configuración del teléfono.
Eso es sólo lo básico, así que puedes complementarlo con las mejores prácticas que ayuden a los usuarios a sentirse cómodos. Por ejemplo, incluya contenido sobre cómo lucir bien en las videollamadas con consejos sobre la iluminación, los ángulos de la cámara web, etc. Si la gente se siente cómoda, utilizará más las herramientas.
Definir el valor de la nube
Cuando las empresas realizan cambios fundamentales que afectan a los trabajadores, a menudo no dicen por qué. En lugar de ello, lo ponen en marcha y esperan lo mejor. Un enfoque más eficaz es definir el valor de la nube. Hable con sus usuarios sobre cómo les facilitará el día.
Por ejemplo, sus empleados pueden hacer y recibir llamadas desde cualquier lugar con la nube porque está utilizando VoIP (voz sobre IP). Pueden utilizar la aplicación en su ordenador o en su teléfono móvil. Eso les da más movilidad que los teléfonos tradicionales.
Hay muchos otros casos de uso relacionados con la funcionalidad de las comunicaciones en la nube. Por lo tanto, explique cómo apoyan a su equipo. Cuando reconozcan el valor, invertirán tiempo y esfuerzo en utilizar las herramientas.
Hable de la seguridad
El uso de la nube para las comunicaciones y la colaboración implica un marco de seguridad diferente al de una solución local. Su proveedor aloja la plataforma y crea capas de seguridad. Sin embargo, la seguridad de los datos y los dispositivos sigue siendo una responsabilidad compartida en su empresa.
Eduque a su equipo sobre la última infraestructura de seguridad y su diferencia. Ofrézcales conocimientos sobre cómo permanecer seguros ya sea en la oficina o en casa. Los problemas de seguridad pueden afectar a la adopción, por lo que es imprescindible ser transparente sobre el tema.
Pruebe la plataforma con paneles de usuarios
Si está comparando varias plataformas, pruebe las mismas con usuarios de diferentes áreas. Obtenga sus comentarios sobre lo que fue fácil y lo que no. Este ejercicio es una forma de calificar la usabilidad y obtener respuestas sinceras de quienes utilizarán la solución a diario.
Si dejas que diferentes tipos de usuarios la prueben, también obtendrás perspectivas únicas. No todo el mundo va a utilizar la plataforma de la misma manera. Puede ayudarte a concretar las características de la función.
Hable con los usuarios sobre cómo las comunicaciones en la nube pueden mejorar el servicio
Un producto de comunicaciones en la nube integrado también puede afectar a sus clientes. Al proporcionar estas herramientas a sus empleados de cara al cliente, es probable que puedan atender mejor a los clientes. Una gran cantidad de funcionalidades permiten esto, desde el chat de equipo para obtener respuestas rápidamente mientras se ayuda a un cliente hasta integraciones con CRMs (gestión de relaciones con los clientes) para el contexto.
Repase todas las ventajas para los clientes, y los miembros de su equipo verán cómo las herramientas les permiten hacer su trabajo más rápido y con precisión. Es un camino de empoderamiento para sus empleados, y estarán entusiasmados con las oportunidades que se les presentan.
Proporcione soporte técnico
El último consejo esencial para las comunicaciones en la nube es comunicar a los usuarios que tienen una línea de vida de apoyo. Los problemas técnicos pueden frustrar y ser una barrera de adopción. Puede contar con ayuda técnica interna y con el apoyo de su proveedor.
En tu biblioteca de formación, puedes incluir los problemas técnicos más comunes para que se auto aseguren. Para complementar eso, querrá ofrecer la opción de soporte telefónico o por chat en línea, también.
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