¿Qué es una base de datos CRM?

Unas bases de datos CRM es el mecanismo de almacenamiento de todos los datos relacionados con sus procesos de gestión de la relación con los clientes. Independientemente del sistema de CRM que elija, todos los datos que se generen en torno a la relación con sus clientes deberán registrarse en algún lugar.

Aunque las notas garabateadas en el reverso de las tarjetas de visita podrían llamarse teóricamente base de datos CRM, las soluciones basadas en la nube ofrecen características y capacidades mucho más sólidas que un Rolodex físico (un archivo rotativo de tarjetas de visita).

¿Qué tipos de datos hay en unas bases de datos CRM?

Cualquier dato importante relacionado con su relación con un cliente puede almacenarse fácilmente en una base de datos CRM. Esto puede incluir datos de una amplia variedad de procesos de negocio y fuentes de datos, incluyendo

  • Información de contacto del cliente.
  • Registros de interacción con ventas o soporte.
  • Participación en campañas de marketing.

Incluso si todos estos datos viven en varios sistemas de la empresa, se pueden utilizar varias estrategias de integración de bases de datos para unir todos esos datos de forma útil.

¿Por qué necesita una base de datos CRM?

Aunque puede haber 1.000 razones para implementar una base de datos CRM, aquí hay tres razones principales a considerar:

1. Capacidad de almacenamiento

Con todos los tipos de datos mencionados anteriormente, ¿cuántas relaciones con los clientes cree que un solo ser humano podría mantener en su cabeza? Según el número de Dunbar, ese límite es de unos 150 como máximo.

Unas bases de datos de CRM puede contener fácilmente millones de registros y más, y proporcionar acceso a los registros con facilidad.

2. Capacidad de escalabilidad

La mayoría de las empresas crecen más allá de un solo empleado. Una vez que esto ocurre, se amplía la necesidad de compartir información en toda la empresa para coordinar el servicio, las ventas y el marketing. Unas bases de datos CRM ofrece una solución perfecta para almacenar información actualizada en una ubicación central a la que pueden acceder todos los empleados relevantes.

3. Capacidad analítica

Aparte de las eficiencias operativas que se derivan de unas bases de datos central, la capacidad de analizar, segmentar y comprender mejor a los clientes es una ventaja increíble. La capacidad de ver las tendencias de las necesidades de los clientes abre caminos para servir mejor a esos clientes. Ofrecer un mejor servicio a los clientes se traduce en mejores ingresos y beneficios.

Cómo mantener una base de datos CRM

El mantenimiento de los diferentes tipos de datos y sistemas dentro de su base de datos CRM, así como del propio sistema de base de datos, es crucial. A continuación se explica cómo mantener una base de datos de CRM:

Datos de CRM limpios

Si los datos de su CRM se ensucian, muchos de sus beneficios pueden desaparecer. Algunos ejemplos de problemas potenciales con datos sucios son

  • Registros duplicados.
  • Registros incompletos.
  • Información obsoleta.

Es importante crear sistemas y procesos que mantengan los datos de la base de datos del CRM limpios de estos problemas. Considere procesos tales como requerir direcciones de correo electrónico únicas, la integración con sistemas externos directamente, y la formación de todos los usuarios de la base de datos para mejorar la limpieza de los datos.

Mantenimiento de la base de datos

Como con cualquier tecnología, las actualizaciones de seguridad son muy importantes. Esto es especialmente importante con la información sensible de los clientes. Son frecuentes las noticias sobre violaciones de datos, ya que los hackers tienen como objetivo las bases de datos de CRM por la gran cantidad de datos que se almacenan en ellas.

Además de mantener los datos limpios, asegúrese de mantener la propia base de datos actualizada y segura o busque un socio de seguridad en la nube que pueda ayudarle a gestionar este aspecto para que pueda centrarse en sus clientes.

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